வேர்ட்டில் டாகுமெண்ட் டேட்டாவை வகைப்படுத்துவது எப்படி

டாகுமெண்ட் டேட்டா வகைப்படுத்தல் : வேர்ட் புரோகிராம் பயன்படுத்தியவர்கள் அனைவருமே, வேர்ட் தகவல்களை பிரித்து வகைப்படுத்தும் (sorting) வேலை செய்வதனை உணர்ந்திருப்பீர்கள். இதனை தொடக்கத்திலிருந்து இறுதிவரையாகவோ (ascending or descending), அல்லது இறுதியிலிருந்து தொடக்க வரையோ (descending) இருக்கலாம். வரிசையாகப் பட்டியலாகத் தரப்பட்ட தகவல்களை இந்த வகையில் பிரித்து அமைக்கலாம். ஆங்கில மொழியில் அமைந்த தகவல்கள் எனில், தொடக்கம் முதல் மிகுதிவரை எனில் அது 0-9, A-Z ஆகும். மிகுதியிலிருந்து தொடக்க வரை எனில், அதற்கு நேர்மாறான வகையில் அமைவது ஆகும். மற்ற மொழிகளுக்கு, அந்த மொழிகளின் தன்மையைப் பொறுத்தது ஆகும். இதில் எந்த வகைப் பிரித்தல் வேண்டும் என்பதனைப் பயனாளர் தான் Sort டயலாக் பாக்ஸில் அமைக்க வேண்டும்.

இதில் இன்னொரு சிறிய வழியையும் பின்பற்றலாம். இந்த பிரித்தலை, வேர்ட் டெக்ஸ்ட்டில் உள்ள எழுத்து வகையிலும் (case sensitive) அமைக்க வேண்டுமா, அதாவது பிரிப்பது A-Z ஆக இருக்க வேண்டுமா அல்லது a-z ஆக இருக்க வேண்டுமா என்பதனை முடிவு செய்திடலாம். இந்த வகைப் பிரித்தலை நாம் அமைக்கவில்லை எனில், பெரிய எழுத்து மற்றும் சிறிய எழுத்து (uppercase and lowercase letters) டெக்ஸ்ட்டை, வேர்ட், பிரித்தலின் போது ஒரே மாதிரியாகத்தான் எடுத்துக் கொள்ளும்.

வேர்ட் சிறிய, பெரிய எழுத்துக்களையும் தன் கவனத்தில் எடுத்துப் பிரிக்க வேண்டும் என எண்ணினால், நாம் கீழே தந்துள்ளபடி, செட்டிங்ஸ் அமைக்க வேண்டும்.

முதலில் எந்த டெக்ஸ்ட்டைப் வகை பிரிக்க வேண்டுமோ, அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

(நீங்கள் ஒரு அட்டவணையை (table) வகைப் பிரிப்பதாக இருந்தால், அதனுள், எங்கேனும் கர்சரைக் கொண்டு சென்று அமைத்தால் போதும். ஆனால் டெக்ஸ்ட்டை பிரித்து அமைப்பதாக இருந்தால், பிரிக்க வேண்டிய டெக்ஸ்ட் முழுவதையும் முதலில் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். அடுத்து ரிப்பனில் Home டேப் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

தொடர்ந்து Paragraph குரூப்பில், Sort டூல் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது A-Z எழுத்துக்களுடன் தலைகீழ் அம்புக் குறி கொண்ட ஐகானாகக் காட்சி அளிக்கும். (டேபிள் பிரிப்பதாக இருந்தால், ரிப்பனில் உள்ள table's Layout டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுத்து, Data groupல் உள்ள Sort டூல் மீது கிளிக் செய்திடவும்.) இப்போது வேர்ட் Sort Text டயலாக் பாக்ஸினைக் காட்டும்.

இந்த டயலாக் பாக்ஸில், மேலிருந்து கீழாகவா, அல்லது கீழிருந்து மேலாகவா என்பதற்கும், எந்த வகையில் டெக்ஸ்ட்டை பிரித்துக் காட்ட வேண்டும் என்பதற்கும் ஆப்ஷன்கள் தரப்பட்டிருக்கும். அவற்றைப் பயன்படுத்தவும்.

தொடர்ந்து Options பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் Sort Options டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும். இதில் தரப்படும் Case Sensitive செக் பாக்ஸினை நீங்கள் எப்படி வேர்ட் எழுத்துக்களைக் கையாள வேண்டும் என எண்ணுகிறீர்களோ, அதற்கேற்றபடி அமைக்கவும். இதனைத் தேர்ந்தெடுத்தால், பிரிக்கும் வகை எழுத்து வகையில் அடிப்படையில் மேற்கொள்ளப்படும். இல்லை எனில், பெரிய எழுத்து, சிறிய எழுத்து என்ற வேறுபாடு இன்றி பிரித்தல் மேற்கொள்ளப்படும். அடுத்தடுத்து கிடைக்கும் ஓகே பட்டனில் கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.

டாகுமெண்ட் பாதுகாப்பினை நீக்கல் :  திருத்துதல்களைப் பாதுகாப்பாக வைத்திட, கமெண்ட் எனப்படும் குறிப்புகளை நீக்காமல் வைத்திட, மற்றும் பிற பார்மட் வகைகளை மாற்றாமல் கொண்டிட நாம் நம் டாகுமெண்ட்களை, திருத்தம் செய்திடாத வகையில், Protected ஆக மாற்றி வைத்திருப்போம். ஒரு நிலையில், இந்த பாதுகாப்பினை நீக்கி, டாகுமெண்ட்டினை வைத்துக் கொள்ள விரும்புவோம். அதற்கான வழிகளை இங்கு பார்க்கலாம்.

டாகுமெண்ட்டினைத் திறந்து கொள்ளவும்.

தொடர்ந்து, ரிப்பனில் உள்ள Review டேப் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

ரிப்பனின் வலது பக்கட்தில் Click the Protect Document என்ற டூலில் கிளிக் செய்திடவும்.

இப்போது டாஸ்க் பேன் கிடைக்கும். இதில் கீழாக உள்ள Stop Protection என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் இப்போது Unprotect Document என்ற டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும்.

இந்த டயலாக் பாக்ஸில், நீங்கள் இந்த டாகுமெண்ட்டினைப் பாதுகாப்பாக வைக்கும் பொருட்டு தரப்பட்ட பாஸ்வேர்டைத் தரவும்.தொடர்ந்து ஓகே கிளிக் செய்தால், டாகுமெண்ட்டிற்கு அதுவரை அளிக்கப்பட்ட பாதுகாப்பு கவசம் நீக்கப்படும்